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Portal

AFS-Formulare in Liferay & Liferaylizenz als AFS-Modul

Der Einsatz von intelligenten AFS Online-Formularen in Portalen erhöht nicht nur den Kundennutzen durch Formularpersonalisierung, Übersichtsanzeigen, Statusinformationen und individuelle Prozesse für identifizierte Anwender, er erleichtert auch die Weiterverarbeitung der erfassten Daten.

Bei der Einbindung von Online-Formularen unterscheiden wir zwischen zwei Arten:

Die „einfache“ Integration

Bei einer einfachen Integration werden Formularlinks innerhalt des Portals nur Personen angezeigt, welche auch Zugriffsrechte zu diesen Seiten haben. Auch eine mandantenspezifische Darstellung ist damit möglich. Jedoch ist es durch den externen Aufruf des Formulars aus dem Portal heraus nicht möglich zu bestimmen, welche Rechte innerhalb des Formulars eine Person hat. Somit kann jeder User der einen Antrag öffnen kann, diesen auch editieren und absenden. Die erfassten Formulardaten können in dieser Form der Integration auch nicht als zwischengespeicherter Formularstatus oder Neuantrag wiederverwendet werden. Dadurch stößt man mit dieser einfachen Form der Integration schnell auf funktionale Grenzen.

Die „echte“ Integration

Eine echte Integration eines Formularservers in ein Portal hat viele Vorteile: Sie erlaubt es Anzeigen, Bearbeiten und Senden gemäß Portal-Rollen zu unterscheiden. Durch das Berechtigungssystem des Portals kann nun auch sichergestellt werden, dass nur die zuständigen Personen auch spezifische Zugriffsrechte auf bestimmte Formularinhalte bekommen. Dies ist im Rahmen eines Portals mit vertraulichen Daten besonders wichtig.
Gesuche können in Portalen zwischengespeichert und erneut geöffnet werden. Zusätzlich haben die User des Portals immer den Überblick über den Status eines Antrags und können bereits eingegebene Daten aus bestehenden Anträgen für Neuanträge wiederverwenden.

So eine „echte“ Integration in ein Standardportalsystem unserer AFS-Formulare ist für Liferay erfolgt.

Liferay und AFS

Liferay ist eine Enterprise Lösung für Unternehmensportale. Das Rollen- und Prozess-orientierte Content-Management-System eignet sich gleichermaßen für Webseiten und Online-Auftritte, als auch für komplexe Intranet-Projekte. Mit über 80 mitausgelieferten und anpassbaren Komponenten gilt Liferay als eine der funktionalsten und umfassendsten Portal-Lösungen und wird weltweit von Kunden aus verschiedensten Industrie-, E-Government- und E-Health- Bereichen verwendet. Die Struktur von Liferay erlaubt die Gliederung der Nutzer in Gruppen und Organisationen und ermöglicht so eine effiziente Rechte- und Leistungsverteilung innerhalb des Portals.

Aber auch Liferay fehlte bisher eine spezialisierte Formularlösung, welche den hohen Anforderungen im E-Government gerecht wird. Deshalb haben wir eine AFS-Integration als Portlets für Liferay DXP entwickelt. AFS-Formulare können nun nahtlos in Liferay Portale integriert werden, sodass das LR-Rollenkonzept auch auf AFS-Formulare angewandt werden kann.

Zudem ist aforms2web seit 2019 offizieller Liferay Partner. Dies erlaubt es uns unser neues Modul „Portal“ basierend auf Liferay OEM als jährliche Subskription anzubieten. Die Bedingungen orientieren sich dabei an unserem bestehenden AFS-Preismodell.

Entwickelte AFS-Liferay-Komponenten im Detail

Für eine echte Integration in Portalsysteme wurden gemeinsam mit unserem Initialkunden, der E-Control, 3 Komponenten (AFS-Liferay Portlets) entwickelt:

AFS FormConnector

AFS FormDashboard

AFS FormContentView

Folgende Grafik gibt einen groben Überblick wie das Zusammenspiel zwischen AFORMSOLUTION und einem Portal mithilfe dieser 3 Komponenten aussieht.

Zusammenspiel AFS & Liferay

AFS FormConnector

Über den AFS FormConnector können AFS-Formulare in das Portal eingebunden werden. Per einfacher Konfiguration werden alle Formulardaten eines Formservers im Portal angezeigt, sodass die Formulare sofort in Liferay zur Verfügung stehen.

Über den AFS FormConnector werden Formularkonfigurationen definiert, in mehrere Einstellungen festgelegt werden:

Bezeichnung des Formulars im Portal

Welches AFS-Formular soll verwendet werden

Welche Daten sollen zur Identifikation aus der Nutzereingabe genutzt werden

Von wem soll ein Formular geöffnet, bearbeitet und oder abgesendet werden

In welchem Zeitraum ist ein Formular auszufüllen

Wie oft darf bzw. wie oft muss ein Formular ausgefüllt werden

Welche Daten können für neue Anträge zur Vorbefüllung verwendet werden

Übersicht von Formularkonfigurationen im AFS FormConnector

Erstellung von Formularkonfigurationen im AFS FormConnector

AFS FormDashboard

Im AFS Form Dashboard werden jedem Nutzer, je nach Portal-Rechten, alle verfügbaren Formulare angezeigt. Es dient als Überblick über alle Anträge die einer Person bzw. einer Organisation für der der Nutzer die Rechte hat, anzuzeigen. Ein User bekommt nur die Formulare angezeigt, die für ihn relevant sind. Darüber hinaus werden nur die Funktionen erlaubt, die pro Formular für den User freigegeben wurden (z. B. nur die Anzeigen von eingebenen Daten).

Diese Übersicht ist der zentrale Ausgangspunkt für User im Portal, da sie hier immer den Überblick über die von ihnen auszufüllenden Anträgen behalten. Über ein Archiv können darüber hinaus bereits ältere Anträge weiterhin eingesehen werden.

Das AFS FormDashboard gibt Nutzern einen Überblick über alle Formulare zu denen Sie Zugriff haben

AFS FormContentView

Das AFS FormContentView Portlet dient der Einbindung eines einzelnen Formulars auf einer spezifischen Seite im Portal. Dieses wird, ähnlich wie beim Dashboard, jedoch nur Personen mit den erforderlichen Rechten angezeigt.

Über das AFS FormContent View Eingebundenes AFS-Formular das im Portal zwischengespeichert wurde.

 

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Ansprechpartner

Marvin Behrendt

+43 676 305 44 04

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