Formularserver

Die Verwendung von AFS-Formularen erfolgt immer in drei Schritten – Dateneingabe, Kontrolle der erfassten Daten und Abschluss mit Bestätigung der Einreichung. 

AFS-Formularen kann eine Navigationsleiste und Fortschrittsanzeige optional zugeschaltet werden. Dadurch ist es möglich eine oder mehrere Formularseiten zu einem logischen Schritt zusammenzufassen. Die Leiste dient auch dem Aufrufen von bestimmten Seiten im Formular (Seiten-Navigation). 

Die eingegebenen Formulardaten werden serverseitig überprüft. Zur Validierung können sowohl einfache Eingabe- und Feldwertkontrollen als auch komplexe Abhängigkeitsprüfungen und Backend-Prüfungen definiert werden.

Formulardynamik und -logik wie Ein- und Ausblenden von Elementen, Validierungen, Berechnungen oder Schnittstellen zu Drittsystemen können von Personen ohne Programmierkenntnisse umgesetzt werden.

Alle Formularkomponenten können über CSS-Parameter individuell gestaltet werden. Die Auswahlfelder stehen als Dropdown, Radio-, Checkbox- und Switchlisten zur Verfügung. Die Anordnung von Labels und kontextsensitiver Hilfe kann nach Bedarf angepasst werden. Dynamische Blocküberschriften und HTML-Felder bieten breite Gestaltungsmöglichkeiten für Formulare.

Für die Erfassung einer Anzahl gleichartiger Datensätze, wie Personen in einem Haushalt oder Buchungszeilen einer Spesenabrechnung, bietet AFS wiederholbare Formularelemente an. AFS-Formularseiten und -blöcke können dynamisch hinzugefügt und gelöscht werden. Eine besonders strukturierte Form wiederholbare Elemente anzuzeigen sind Tabellen.

Zu jedem AFS-Formular kann eine frei gestaltbare Excel-Vorlage hinterlegt werden. Damit wird es möglich, erfasste Formulardaten in Excel zu exportieren und die dort korrigierten oder zusätzlich erfassten Daten zurück ins Formular zu laden. Für die einfache Zuordnung der Formularfelder (Mapping) in der Excel-Vorlage wird die Excel-Kommentarfunktion genutzt.

Durch das Angebot von Online-Hilfen auf Feld-, Block- und Formularebene können AFS-Formulare besonders benutzerfreundlich gestaltet werden. Als Quelle für Hilfetexte können sowohl manuell erfasste Texte als auch eigens gestaltete Hilfeseiten oder Links auf Content Management Systeme eingebettet werden.

AFS-Formulare können Felder zur Anlage von Beilagen (Attachments) enthalten. Die hochgeladenen Dateien sind in Bezug auf Größe, Dateiendungen und MIME-Typen einschränkbar. Die Datei-Typenprüfung kann browserunabhängig in AFS erfolgen. Damit kann ein „Vorspielen“ eines Dateityps durch Verwendung der falschen Dateiendung verhindert werden.

Ein AFS-Formular kann durch anonyme oder identifizierte Benutzer verwendet werden. Die Identifikationsanforderung (keine, wahlweise, verpflichtend) wird je nach Formular festgelegt. Ist die Identität des Anwenders bekannt, werden dessen Daten im Formular vorbefüllt und spezifische Abschlüsse freigeschaltet (z. B. Absenden ohne Signatur).

AFS-Formulare können freigegebene Funktionen von Backend-Systemen nutzen und mit Daten aus Backend-Systemen befüllt werden. Zur Anbindung stehen unterschiedliche Technologien zur Verfügung.

Jedes mit unserer Formularlösung AFORMSOLUTION definierte Online-Formular steht sofort ohne weiteren Aufwand als PDF-Druckformular zur Verfügung. Die Funktion zur Anzeige der Druckversion des Formulars kann bereits neben dem Aufruflink der Online-Version, auf jeder Eingabeseite, der Kontrollseite oder erst auf der Abschlussseite des Online-Formulars angeordnet werden.

Das lokale (Zwischen-) Speichern der Antragsdaten kann mittels Download erfolgen. Die Antragsdaten können vor dem Speichern mit einem persönlichen Passwort verschlüsselt werden. Die lokale Datenspeicherung ist als HTML-Link-Datei ausgeführt. Dies ermöglicht, das zuvor verwendete Formular inklusive der vorbefüllten Daten und Beilagen mittels Doppelklick zu öffnen.

Der Einsatz eines Änderungsprotokolls macht Anpassungen im Formular nachvollziehbar. Diese Funktion ist besonders nützlich für Formulare, die bereits einmal erfassten Daten vorbefüllt anzeigen, die der Antragsteller anpassen kann. Die Generierung eines Änderungsprotokolls kann bei der Definition einfach zugeschaltet werden. Das Änderungsprotokoll wird bei der Kontrolle angezeigt.

Für AFS-Formulare stehen verschiedene Einreicharten zur Verfügung. Je nach fachlicher Anforderung oder gesetzlicher Vorgabe können Anträge mit oder ohne Unterschrift eingereicht werden. Die Einreichart wird für jedes Formular festgelegt und kann kombiniert und einfach geändert werden.

In vielen Verwaltungsverfahren ist es möglich die Kosten und Gebühren direkt zu ermitteln. E-Payment ermöglicht die Bezahlung direkt im Rahmen der Antragstellung. So können besonders bürgerfreundliche E-Government-Services angeboten werden.

AFS unterstützt die Antragssignatur mit unterschiedlichen länder- und kantonsspezifischen Technologien.

AFS bestätigt den erfolgreichen Antragseingang mit einer serverseitigen Signatur. Diese wird sowohl auf die Antragsdaten (XML), als auch das PDF-Druckdokument aufgebracht. Die Eingangssignatur ermöglicht dem Antragsteller und der Verwaltung den Zeitpunkt und Inhalt des Antrages zu belegen.

Bei der Bestätigung des Antragseingangs kann der AFS-Formularserver weitere Formulare anbieten. Diese Folgeformulare können zur Erfassung der Kundenzufriedenheit oder zur Abbildung komplexer mehrstufiger Formularabläufe verwendet werden.

Antragsdaten können auch mittels Webservice entgegengenommen werden. Dabei wird das Online-Formular nicht angezeigt (Anwendungsschnittstelle). Dies ermöglicht die Anbindung von Drittapplikationen, die entweder über eigene Eingabeoberflächen verfügen (Fachanwendungen) oder Rahmenapplikationen, die vorausgefüllte AFS-Formulare verwalten und eine eigene Einreichlogik implementieren.

Alle Benutzeraktionen bei der Wartung des Formulars könen protokolliert werden.