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Beratung

Strategie

Die Gestaltung des Online-Formularwesens ist ein wesentlicher Bestandteil der E-Government Strategie einer Verwaltungsorganisation.

Wir haben langjährige Praxis in der Einführung elektronischer Formularsysteme. Unsere Strategieberatung informiert über nationale und internationale Normen. Wir zeigen technische Möglichkeiten und Lösungsansätze sowie deren Vor- und Nachteile auf. Gemeinsam mit allen Stakeholdern der Kundenorganisation setzen wir so einen wesentlichen Schritt zur Neuausrichtung des elektronischen Formularwesens.

Nationale und internationale Normen

Nationale und internationale Normen

 

Analyse

Unsere Analyse des Formularbestandes einer Organisation zum Zweck der Transformation in elektronische Formulare geht weit über eine 1:1 Abbildung des Vorhandenen hinaus. Zusätzlich zu den Formularinhalten betrachten wir auch den Nutzungskontext der Anwender und die nachgelagerten Verarbeitungsprozesse in der Verwaltung.

Unsere Formularberater haben umfassende Erfahrung in der Analyse und Optimierung von Formularen und Antragsprozessen. Ziele der Formularanalyse sind:

  • Transformation von Papierdokumenten in elektronische Formulare

  • Vereinheitlichung der Formularinhalte über den ganzen Bestand

  • Vereinfachung der Antrags- und Bearbeitungsprozesse

  • Dynamisierung der Eingabeelemente

  • Validierung der Eingabedaten

  • Aufbereitung der Daten für die Weiterverarbeitung in Fachapplikationen

In Zusammenarbeit mit den fachverantwortlichen Personen gestalten wir medienbruchfreie Antragsprozesse.

 

Formularmanagement

Die Strukturierung und der Aufbau von Formularbeständen sind wesentliche Faktoren für deren Wartbarkeit und Weiterentwicklung.
aforms2web legt ein bausteinorientiertes Fundament für nachhaltiges Formularwesen. Wir sichern die Struktur, Einheitlichkeit, Normenkonformität und funktionale Stimmigkeit der Online-Formulare unserer Kunden langfristig ab. Wir bieten die Betreuung des kompletten Formularbestandes an. Dabei dienen wir den formular-verantwortlichen Personen als zentraler Ansprechpartner für Änderungswünsche, neue Anforderungen und Beantwortung von Anfragen oder Fehlermeldungen.

Dieses Formularmanagement Know-how geben wir auf Wunsch auch gerne an beauftragte Stellen des Kunden weiter.

Strukturierung von Formularsammlungen

Strukturierung von Formularsammlungen

 

Changemanagement

Das (papierbasierte) Antragswesen ist seit Jahrzehnten etabliert. Abteilungen erzeugen „ihre“ Formulare selbstständig. Die Vorteile eines zentralen Formularmanagements sind den einzelnen formularverantwortlichen Personen nicht immer bewusst.
Projekte zur Vereinheitlichung und Neuausrichtung des Formularwesens erfordern daher, neben der strategischen und technischen Kompetenz, eine starke Fokussie-rung auf den Change-Prozess innerhalb der Organisation. 
Wir verfügen hier über ein „Best-Practice“–Vorgehen, das wir an die jeweiligen Projekt- und Organisationsbedürfnisse anpassen.