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Perfektes Heizungsgesuch dank geführter AFS-Formularmappe im Kanton Schaffhausen

Für die Bewilligung einer neuen, abgeänderten oder sanierten Heizungsanlage sind verschiedenste Angaben notwendig. In Zusammenarbeit mit der Kantonalen Feuerpolizei wurde ein digitales Formular umgesetzt, das den Gesuchsteller einfach durch die Fragen führt und bereits bei allen Gemeinden und beim Kanton auf den Webseiten verlinkt ist.

Die notwendigen Angaben für die Bewilligung von neuen, zur Sanierung kommenden oder abgeänderten Wärmeerzeugern sind von verschiedenen Faktoren abhängig. Nebst der genauen Definition des Heizgeräts müssen Informationen zum Brennstoff sowie dessen Lagerung, zur Heizleistung, zum Aufstellungsort (Gebäude / Raum etc.), zur Verbrennungsluftzufuhr und zur Abgasanlage vorhanden sein. Bei der Sanierung/Änderung einer Heizanlage müssen in Abhängigkeit des Brennstoffs zusätzliche Angaben zum bestehenden Raum, zur Abgasanlage und so weiter gemacht werden. Dies führte in der Vergangenheit dazu, dass diverse Formulare ausgefüllt beziehungsweise oft nachgefordert werden mussten. In der Praxis funktionierte diese Lösung zwar, der damit verbundene administrative Aufwand wurde von den Gesuchstellenden jedoch stark bemängelt.

Abbildung: Formularmappe Heizgesuch

Einfach eingereicht – schnell bewilligt

Die Kantonale Feuerpolizei hatte deshalb beschlossen, die komplexen Prozesse rund um ein Heizungsgesuch in einer digitalen Formularmappe zu integrieren. Die Gesuchsteller sollen mit einem geführten Prozess durch die unterschiedlichen Heizungsgesuchtypen geführt werden und so einfach ein komplettes Heizungsgesuch erstellen können. Ziel dieses Vorhabens war sowohl die administrative Vereinfachung der Gesuchseinreichung als auch die Beschleunigung des Bewilligungsverfahrens. Um sich über die mehreren 100 Fragestellungen, die das Verhalten des Formulars in der Folge beeinflussten, Überblick verschaffen zu können, visualisierte die Kantonale Feuerpolizei die Abläufe in Flussdiagrammen. Mit der Lösung aforms2web (zentraler Formularserver bei KSD) gelang es, die Anforderungen mit mehreren in einer Formularmappe zusammengefassten Formularen zu realisieren. Die neue Formularlösung steht bei sämtlichen Gemeinden im Kanton Schaffhausen seit Anfang 2017 im Einsatz. Den Link finden Gesuchsteller auf jeder Gemeindewebseite und bei der Kantonalen Feuerpolizei unter www.feuerpolizei.sh.ch. 

Gesuche automatisch zugestellt

Den für das Gesuch zuständigen Gemeinden werden die Anträge inklusive aller notwendiger Beilagen automatisch per E-Mail und in einem sogenannten Antragspostfach zur weiteren Bearbeitung zugestellt. Im Antragspostfach können die Gemeinden die Anträge einsehen, herunterladen, erledigen, archivieren oder wiederherstellen. Der Zugang auf das Antragspostfach erfolgt aus dem Verwaltungsnetz oder mittels starker Authentisierung aus dem Internet. So können sowohl die Gemeinden ausserhalb des Verwaltungsnetzes als auch von ihnen beauftragte externe Mandatsträger die Anträge bearbeiten. Alle internen und externen Stellen sind im Prozess vollumfänglich elektronisch integriert.
 

Roland Lüthi, Leiter Feuerpolizei Schaffhausen

 

«Da das Onlineformular ohne das Ausfüllen der wichtigsten Angaben nicht abgeschickt werden kann, verfügen wir von Anfang an über alle relevanten Entscheidungsgrundlagen zur Bewilligung.»

Roland Lüthi, 
Leiter Feuerpolizei Schaffhausen

 

 

Die Lösung eines geführten Webformulars ist in mehreren Testphasen erprobt worden.

Wie kam dieses im Testteam an, und wer wurde alles involviert? 

Die anfänglich notwendigen Tests von einzelnen Abläufen erfolgten mehrheitlich durch mich. Ab dem Zeitpunkt, als ganze Heizungsgesuche pro Brennstoff getestet werden konnten, wurde ich vom Team des baulichen Brandschutzes der Kantonalen Feuerpolizei tatkräftig unterstützt. Als die Programmierung einen guten Stand aufwies, wurde der Test auf die Feuerpolizeiverantwortlichen der grösseren Gemeinden im Kanton Schaffhausen und auf einen Teil der im Kanton Schaffhausen tätigen Heizungsfirmen erweitert. Die Rückmeldungen, insbesondere diejenigen der beteiligten Heizungsfirmen, waren durchwegs positiv.

Konnten Ihres Erachtens die gewünschten Prozessoptimierungen erreicht werden? 

Ja! Obwohl mit dem neuen Verfahren gegenüber früher mehr Angaben zu machen sind. Dieser Umstand beruht aber auf einer Änderung der schweizweit geltenden Brandschutzvorschriften. Ohne die neue Lösung hätten wir die bisherigen Formulare anpassen und ergänzen müssen. Ein anderer Grund liegt in der komplexen Abhängigkeit. Zur automatisierten Triagierung sind einfach mehr Angaben notwendig. Mit der neuen Lösung konnten wir dafür im Kanton Schaffhausen für Heizungen mit niedriger Abgastemperatur (≤ 200 °C) sowie für Wärmepumpen, die mit einem nichtbrennbarem Trägermedium betrieben werden, anstelle einer Bewilligungseine Meldepflicht einführen. Dies ist eine deutliche Prozessoptimierung. Als weitere Optimierung kann der Umstand bezeichnet werden, dass nur noch vier Gemeinden des Kantons Schaffhausen auf einem unterzeichneten Heizungsgesuch bestehen. So ist die papierlose Eingabe ohne kostspielige Authentisierung möglich.

Werden so zukünftig die Gesuche komplett ausgefüllt eintreffen und die Rückfragen sowohl beim Erstellen als auch für die Bewilligung abnehmen? 

Um den Eingabeprozess online abschliessen zu können, müssen alle für eine Beurteilung notwendigen Angaben zwingend gemacht werden. Die erste Frage kann somit mit Ja beantwortet werden. Wenn etwas Neues eingeführt wird, stellt sich  immer die eine oder andere Frage. Wir erwarten jedoch, dass diejenigen Personen, die Heizungen planen und/oder erstellen, schon bald mit der neuen Lösung vertraut sein werden.

Wie kommt die Lösung an? 

Seitens der planenden und erstellenden Firmen haben wir bisher nur positives Feedback zur neuen Lösung erhalten. Diverse Gemeinden begrüssen die Vereinfachung, wenige Ausnahmen würden aber lieber mit den bisherigen Papierdokumenten weiterarbeiten. Durch die Möglichkeit, die Bewilligung für eine wärmetechnische Anlage in nur einem Arbeitsgang  online ausfüllen und einreichen zu können, beurteilen wir die Wahrscheinlichkeit, dass die Lösung nach einer Einführungsphase mehrheitlich gut ankommt, als sehr gross.

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