Boîte de réception des demandes (BRD)

Application web pour traitement de demande 

La boîte de réception d’AFS (BRD) gère les demandes entrantes. La BRD marque les demandes d’un sceau au moyen de la signature de réception, informe le service responsable et affiche les demandes. Les formulaires internes pour le traitement des demandes (voir formulaires de traitement) peuvent être ouverts dans la BRD et les données de traitement attribuées aux demandes (voir métadonnées des demandes). Il est également possible de poser des questions concernant les demandes au moyen de la BRD. Les questions / réponses sont attribuées à la demande (voir formulaires de communication). D’autres programmes peuvent, via les webservices de la BRD, accéder aux demandes et les reprendre. La BRD note tous les accès aux demandes. La BRD offre pour la gestion de stocks de demandes importants une recherche avancée (y compris les données des demandes et les méta-informations).

La BRD offre une gestion des utilisateurs à plusieurs niveaux. L'authentification peut se faire avec un nom d'utilisateur/mot de passe, via le portail PVP ou via l’authentification Windows avec accès à ActiveDirectory et LDAP.

Des boîtes de réceptions différentes de plusieurs mandants peuvent être attribuées à chaque utilisateur. Les demandes entrantes sont transférées dans ces boîtes de réception selon des règles de distribution. La BRD permet ainsi une séparation claire entre les différents services de l'organisation (distinction des services).

La boîte de réception AFS permet également de mettre en place des workflow simples au moyen de formulaires. Des formulaires de traitement et de communication sont disponibles à cet effet.

Formulaires de traitement

Tous les processus de traitement ne justifient pas la création d’une application spécialisée. Si le nombre de demandes est trop faible ou si les exigences spécifiques sont souvent adaptées, l’investissement dans un logiciel spécialisé ne se justifie pas.

Les « formulaires de traitement interne » (FT)  sont une alternative pour le traitement des formulaires. Les formulaires de traitement (FT) peuvent être configurés avec AFS pour chaque demande. L'activation se fait dans la boîte de réception AFS avec le bouton "Terminer". Les FT affichent les données de la demande sous forme comprimée et non modifiable et saisissent les données de traitement (par exemple, prise de décisions) de l’agent dans des éléments de saisie supplémentaires. Les FT peuvent utiliser des métadonnées pour sauvegarder les saisies.

Souvent, les FT sont utilisés pour générer des documents de traitement à partir de modèles (p. ex. des décisions). Ils sont disponibles pour l’agent pré-remplis avec les données de la demande (voir Génération de documents »).

Afin d'éviter une utilisation abusive des formulaires de traitement, l'affichage des formulaires AFS peut être limité. Ainsi, on peut définir quand les formulaires peuvent être ouverts : toujours, pas du tout, seulement en interne/externe ou seulement à partir de la boîte de réception AFS.

Formulaires de communication

Grâce aux formulaires de communication, il est possible de créer un formulaire de retour d'information structuré. La demande est générée par l'administrateur à partir de la BRD. Le client reçoit un courrier électronique lui demandant d’ouvrir le formulaire de demande de précisions. Dans ce formulaire, on retrouve les requêtes ou demandes introduites par le service de traitement ainsi que les réponses et pièces de la demande. Les données sont enregistrées via la connexion sécurisée du formulaire. Les questions et réponses sont enregistrées pour la demande respective.

Métadonnées pour les applications

L'interaction entre le serveur de formulaires, la boîte de réception AFS, les portails et les applications web permet de sauvegarder des informations supplémentaires lors du traitement des demandes. Ces métadonnées et le statut de plusieurs demandes peuvent être traités en une seule étape.