Formserver

Les logiciels modernes sont souvent une combinaison de composants individuels et spécialisés. Ils se concentrent sur leur domaine de responsabilité et sont utilisés par le biais de services (AOS) pour former des solutions complètes.

L'efficacité de l'AFS repose sur le principe d’embriquement d’éléments. Il existe une vaste collection d’éléments de formulaires et d'éléments logiques réutilisables. Ces éléments peuvent aussi être personnalisés. Les formulaires et les composants de formulaires sont regroupés dans des collections de formulaires, permettant ainsi une structuration, par exemple, par département.

La création de formulaires avec AFS est simple et intuitive. Les validations, les calculs, le comportement dynamique et les interfaces avec des systèmes tiers peuvent être conçus par des personnes n'ayant pas de connaissances en programmation. Vous pouvez vous faire une idée de l’étendue du produit dans la liste des extensions ci-jointe.

Vous pouvez vous faire une idée de la portée fonctionnelle d'AFS dans la liste des extensions paramétrables.

Les formulaires définis avec AFS sont stockés de manière centralisée dans un référentiel XML et sont immédiatement disponibles sur PC, appareils mobiles et sous forme papier (PDF). De plus, les données du formulaire peuvent être soumises via une interface de service web (communication d’une machine vers une autre = Service).

Les formulaires en ligne générés avec AFS sont certifiés selon la norme WCAG 2.0 au niveau AA « Access for All » par la Fondation suisse pour l'utilisation des technologies pour les personnes handicapées (www.access-for-all.ch).

AFS est basé sur la technologie JAVA du côté serveur et peut donc être exploité sur des plates-formes commerciales ou Open Source. Les formulaires AFS peuvent être utilisés, du côté du client, avec les navigateurs les plus courants sur les ordinateurs et les appareils mobiles sans extension supplémentaire.

Les formulaires AFS sont multi-tenants. Ils peuvent être fournis par plusieurs organisations avec leur propre présentation et des données spécifiques (menus déroulants etc.). Par exemple, les modèles de formulaires pour les villes d'un canton ne sont créés qu'une seule fois et utilisés individuellement par chaque ville dans sa propre mise en page et avec ses listes de données. L'interface utilisateur d'AFS-WebAdmin est disponible en allemand, anglais et français par défaut. 

Les formulaires AFS sont définis de manière centralisée et générés de manière uniforme selon des normes nationales. Les formulaires sont faciles à utiliser et suivent les directives d'E-Gouvernement de l'Autriche.

Protection et sécurité des données, traçabilité ou encore prise en charge des technologies d'identification et de signature sont des éléments essentiels du succès d'AFS. Dans de nombreux cas, les données sensibles sont saisies et affichées à l'aide des formulaires AFS.

AFS s’adapte en permanence aux besoins de ses clients. Les nouvelles fonctionnalités d'AFS sont mises à disposition une fois par an dans le cadre d’un contrat de maintenance All-In.

Les formulaires AFS sont toujours construits en trois étapes – saisie des données, contrôle des données saisies et conclusion avec confirmation de soumission de la demande.

Une barre de navigation et une barre de progression peuvent être activées. Il devient ainsi possible de combiner plusieurs pages de formulaire en une suite logique. La barre est également utilisée pour ouvrir certaines pages du formulaire (navigation entre les pages).

Les données saisies dans le formulaire sont vérifiées du côté du serveur. Des contrôles de saisie simples ou plus complexes (contrôle de dépendance et de backend) peuvent être définis pour la validation.

La dynamique et la logique des formulaires, telles que masquer et afficher des éléments, les validations, les calculs ou les interfaces avec des systèmes tiers, peuvent être paramétrés par des personnes sans connaissance préalable en programmation.

Tous les composants des formulaires AFS peuvent être conçus individuellement à l'aide des paramètres CSS. Les champs de sélection sont disponibles sous forme de listes déroulantes, de radio, de cases à cocher et de boutons. La disposition des champs d’information peut être adaptée selon les besoins. L’intitulé de bloc dynamique et les champs HTML offrent également un large choix de présentation.

AFS propose des éléments reproductibles permettant la saisie d'un certain nombre d'informations similaires, tels que les personnes d’un foyer ou les positions d'une note de frais. Des pages et des blocs de formulaires peuvent être ajoutés et supprimés de manière dynamique. Les tableaux sont un moyen particulièrement structuré d'afficher des éléments répétitifs.

Un modèle Excel configurable peut être stocké pour chaque formulaire. Il est ainsi possible d'exporter les données saisies dans le formulaire vers Excel et de recharger dans le formulaire les données corrigées ou ajoutées. La fonction de commentaire Excel est utilisée pour l'attribution des champs de formulaire (mapping) dans le modèle Excel.

En offrant une aide en ligne au niveau du champ, du bloc et du formulaire, la configuration des formulaires est particulièrement adaptée aux besoins des utilisateurs. Comme source de textes d'aide, il est possible d'intégrer à la fois des textes saisis manuellement et des pages d'aide spécialement conçues ou des liens vers des systèmes de gestion de contenu.

Les formulaires peuvent contenir des champs pour joindre des documents (pièces jointes). Les fichiers téléchargés peuvent être limités en termes de taille, d'extensions de fichiers et de types de MIME. La vérification du type de fichier peut être effectuée indépendamment du navigateur. Cela permet d'éviter qu'un type de fichier ne soit « falsifié » en utilisant une mauvaise extension de fichier.

Un formulaire AFS peut être utilisé par des utilisateurs anonymes ou identifiés. L’identification (aucune, facultative, obligatoire) est déterminée pour chaque formulaire. Si l'identité de l'utilisateur est connue, les données de l'utilisateur sont pré-remplies dans le formulaire et des compléments spécifiques sont activés (par exemple, envoi sans signature).

Les formulaires AFS peuvent utiliser les fonctions du Backend et peuvent être remplis avec les données du backend. Différents types de connexion sont disponibles.

Chaque formulaire en ligne élaboré grâce à notre solution de formulaires AFORMSOLUTION est immédiatement disponible sous forme de formulaire imprimé sous format PDF. La fonction d'affichage de la version imprimée du formulaire peut être placée à tous les niveaux de la saisie : à côté du lien vers de la version en ligne, sur chaque page de saisie, sur la page de contrôle ou seulement sur la page de conclusion du formulaire.

La sauvegarde locale (intermédiaire) des données des demandes peut être effectué via un téléchargement. Les données de la demande peuvent être cryptées avec un mot de passe personnel avant d'être sauvegardées. La sauvegarde locale des données se fait sous la forme d'un lien HTML. Les données et pièces jointes saisies peuvent ainsi être retrouvées en double-cliquant sur le fichier HTML.

L'utilisation d'un journal des modifications permet de suivre la trace des ajustements. Cette fonction est particulièrement utile pour afficher les formulaires qui présentent des données pré-remplies, que le demandeur peut adapter. La génération d'un journal des modifications peut facilement être activée pendant la saisie. Le journal des modifications est affiché pendant le contrôle.

Il existe différentes façons de soumettre les formulaires AFS. En fonction des exigences techniques ou des réglementations légales, les demandes peuvent être soumises avec ou sans signature. Le type de soumission est défini pour chaque formulaire et peut être facilement combiné et modifié.

Dans de nombreuses procédures administratives, il est possible d’évaluer directement les coûts et les frais liés à la demande. Le paiement en ligne permet d'effectuer le paiement pendant la procédure de demande. Ainsi, le paiement en ligne permet d’offrir des services d'administration particulièrement adaptés aux besoins des citoyens.

AFS prend en charge la signature de la demande avec différentes technologies spécifiques aux pays et aux cantons.

AFS confirme la bonne réception de la demande par un cachet du côté du serveur. Cette signature est apposée à la fois sur les données de la demande (XML) et sur le document PDF imprimé. La signature permet au demandeur et à l'administration de confirmer la date et le contenu de la demande.

Le serveur de formulaires AFS peut générer des formulaires supplémentaires lors de la confirmation de la réception de la demande. Ces formulaires complémentaires peuvent être utilisés pour sonder la satisfaction clients ou pour gérer des demandes complexes en plusieurs étapes.

Les données de la demande peuvent également être reçues par le biais d'un service web. À ce moment-là, le formulaire en ligne n'est pas affiché (interface d'application). Cela permet de connecter des applications tierces, qui ont soit leurs propres interfaces d'entrée (applications spéciales), soit des applications cadres  qui gèrent des formulaires pré-remplis et possèdent leur propre logique de soumission.

Les formulaires AFS peuvent être intégrés dans des portails existant. Si aucun portail n'est disponible, les applications peuvent être implantées dans le portail AFS basé sur Liferay DXP OEM.

La boîte de réception des demandes (BRD) gère les demandes entrantes. La boîte de réception d’AFS (BRD) gère les demandes entrantes. La BRD marque les demandes d’un sceau au moyen de la signature de réception, informe le service responsable et affiche les demandes. Les formulaires internes pour le traitement des demandes (voir formulaires de traitement) peuvent être ouverts dans la BRD et les données de traitement attribuées aux ​​​​​​.....

La BRD met à disposition des systèmes spécialisés de nombreux services web pour le transfert journalisé des demandes. L'utilisation de ces interfaces nécessite une extension dans le système spécialisé. Si cela n'est pas possible (économiquement), le Relay peut aider.

AFS prend également en charge le groupage via des bases de données. Cela signifie qu'en cas de défaillance d'un serveur d'application (Tomcat ou JBoss), le traitement des formulaires n'est pas interrompu car un autre serveur d'application prend en charge la session. Ainsi, toutes les informations relatives aux sessions sont sauvegardées dans une base de données et un identifiant virtuel est attribué à chaque session. En cas de défaillance du serveur, un autre serveur peut récupérer la session dans la base de données.

Le WebAdmin de l’AFS dispose d'une administration des groupes et des utilisateurs, qui permet d'attribuer à chaque concepteur de formulaire exclusivement les formulaires et les fonctionnalités nécessaires à sa tâche.

Toutes les actions de l'utilisateur pendant la maintenance du formulaire peuvent être journalisées.

Les formulaires remplis peuvent être ouverts immédiatement dans le WebAdmin et transférés pour une utilisation en direct (déploiement)

Les formulaires AFS sont configurés une seule fois dans le WebAdmin pour différents environnements d'exploitation (par exemple, développement, test, production). Les accès aux services web, les bases de données et les paramètres des formulaires peuvent être configurés en fonction des paramètres de l'environnement d'exploitation actuel (staging).

Le serveur de formulaires AFS peut utiliser le stock de formulaires d'un autre serveur de formulaire. Cela permet aux concepteurs de transférer facilement les formulaires de l'environnement de test à la production, par exemple.

Le test de formulaire sert à vérifier périodiquement les offres. Ainsi, tous les systèmes impliqués dans le service concerné (formulaire, courrier, backend, traitement des demandes, solution d'identification et de signature et solution de paiement) sont testés pour en vérifier le bon fonctionnement..

Pour le soutien opérationnel, il existe un affichage des sessions actives de tous les serveurs de formulaires dans un environnement d'exploitation. Cette fonction aide les administrateurs à arrêter les serveurs de formulaires lors des travaux de maintenance.

AFS offre des statistiques pour l'analyse des formulaires. Du simple contrôle de réussite (ouvertures vs. annulations) à l'enregistrement détaillé du formulaire (navigation, erreurs, appels à l'aide, etc.), le comportement de l'utilisateur est enregistré de manière anonyme. La fonction statistique est la clé de l'amélioration continue des formulaires.

Pour les clients qui décident de mettre en œuvre eux-mêmes les formulaires, nous proposons une formation AFS.