AFS-Postfach

Webanwendung zur Antragsbearbeitung

Das AFS-Postfach (APF) verwaltet eingehende Anträge. Das APF versiegelt die
Anträge mittels Eingangssignatur, informiert die zuständige Sachbearbeitung und visualisiert die Anträge. Interne Formulare zur Antragsbearbeitung (siehe Erledigungsformulare) können aus dem APF aufgerufen und die Bearbeitungsdaten den Anträgen zugeordnet werden (siehe Metadaten zu Anträgen). Auch Rückfragen zu Anträgen können mit dem APF gestellt werden. Die Fragen/Antworten werden zum Antrag zugeordnet (siehe Kommunikationsformulare). Andere Programme können mittels APF-Webservices auf Anträge zugreifen und diese übernehmen. Das APF protokolliert alle Zugriffe auf Anträge. Zur Verwaltung großer Antragsbestände bietet das APF eine erweiterte Suche (inkl. Antragsdaten und Metainformationen)

Das APF bietet eine mehrschichtige Benutzerverwaltung. Die Authentifizierung erfolgt wahlweise mit Benutzername/Passwort, Portalverbund oder Windows-Authentication mit Zugriff auf ActiveDirectory und LDAP.

Jedem Benutzer können unterschiedliche Postfächer mehrerer Mandanten zugeordnet werden. Eingehende Anträge werden entsprechend Verteilungsregeln in diese Postfächer übertragen. Das APF ermöglicht so eine saubere Trennung zwischen verschiedenen Bereichen der Organisation (Bereichsabgrenzung).

Mit dem AFS-Postfach können auch einfache formulargetriebene Workflows eingerichtet werden. Hierfür stehen Erledigungs- und Kommunikationsformulare zur Verfügung.

Erledigungsformulare

Nicht jeder Bearbeitungsprozess rechtfertigt das Erstellen einer eigenen Fachanwendung. Wenn die Antragszahlen zu gering sind oder die fachlichen Anforderungen oft angepasst werden, lohnt sich die Investition in Fach-Software nicht.

Eine Alternative stellen Formulare für die interne Bearbeitung von Anträgen dar. Diese so genannten Erledigungsformulare (ERF) können mit AFS für jeden Antrag konfiguriert
werden. Die Aktivierung erfolgt im AFS-Postfach mit dem Button „Erledigen“. ERFs zeigen die Antragsdaten komprimiert und unveränderbar an und erfassen die Bearbeitungsdaten (z. B. Entscheidungen) des Sachbearbeiters in zusätzlichen Eingabeelementen. Mit Hilfe von Metadaten können ERFs die Eingaben speichern.

Eine häufige Verwendung von ERFs ist das Generieren von Erledigungsdokumenten (z. B. Bescheiden) aus Vorlagen. Diese werden mit Antragsdaten befüllt dem Sachbearbeiter bereitgestellt (siehe Dokumentgenerierung »).

Zum Schutz vor Missbrauch von Erledigungsformularen kann der Aufruf von AFS Formularen so eingeschränkt werden, dass Formulare immer, gar nicht, nur intern/extern oder nur aus dem AFS-Postfach aufrufbar sind.

Kommunikationsformulare

Mit Kommunikationsformularen ist es möglich, zu jeder Antragsart ein strukturiertes Rückfrageformular zu definieren. Die Rückfrage wird vom Sachbearbeiter aus dem AFS-Postfach angestoßen. Der Kunde erhält per E-Mail eine Aufforderung, das verlinkte Rückfrageformular zu öffnen. Im Formular werden die von der Sachbearbeitung eingegebenen Rückfragen bzw. Nachforderungen angezeigt und die Antworten und Uploads des Antragstellers über die gesicherte Verbindung des Online-Formulars erfasst. Fragen und Antworten werden zum jeweiligen Antrag gespeichert.

Metadaten zu Anträgen

Im Zusammenspiel von AFS-Formularserver, AFS-Postfach, Portalen und Web-
anwendungen können bei der Bearbeitung von Anträgen zusätzliche Informationen gespeichert werden. Die Metadaten und der Antragsstatus mehrerer Anträge können in einem einzigen Schritt bearbeitet werden.